در عصر پیشرفت تکنولوژی ارتباطات در کار، بیشتر برای سازمان های غیر انتفاعی و همینطور شرکتها و ادارات مهم میباشد. در زمینه اسباب کشی اداری- شرکتی بزرگترین مرحله هماهنگی بین تعداد بیشماری از کارکنان جهت اسباب کشی ، بسته بندی وسایلشان و حمل و نقل است.قسمت اصلی کار شامل حصول اطمینان از انجام یک استراتژی برای هر دو ارتباطات داخلی و خارجی است. این پروسه شامل طراحی و توسعه یک طرح برای جابه جایی و اسباب کشی دفتر سازمان میباشد که باید در زمانی به طور متوسط سه ماه قبل برنامه ریزی شود!
شما باید سیاری از مراحل را برای برنامه ریزی جابه جایی و اسباب کشی دفتر خود نظر بگیرید و این امر واقعا نیاز به زمان و تخصص برای ایجاد یک استراتژی مبتنی بر فعالیت شرکت شما دارد که هم کارکنان و هم مشتریان را به طور کامل آگاه از تغییرات آینده بنماید و هماهنگی های لازم را برای یک جابه جایی و اسباب کشی راحت اسان سریع و بی دغدغه فراهم سازد به طوری که هیچ خدشه ای در فعالیتهای اصلی اعتبار و خدمات روزانه ارگان یا موسسه وارد نشود.
پیام های کلیدی در اتباطات داخلی شرکت! آنچه باید بطور تخصصی انجام شود!
مورد اول مانند هر برنامه استراتژیک دیگر جدول زمانی روشن است: مطمئن شوید که شما لیستی از تمام مراحل کلیدی از حرکت و جابه جایی را برنامه ریزی نموده اید و تهیه کرده اید و در اختیار تمام کارمندانتان گذاشته اید به طوری که همه می دانند چه انتظار می رود و هنگامی که باید اسباب کشی انجام شود زمانبندی و شرح وظایف خود را به روشنی میدانند.
دستورالعمل بسته بندی: باید به کارکنان دستورالعمل کامل و تخصصی در مورد نحوه بسته دفاتر و یا کابینها و وسایل اداری خود برای انجام یک جابه جایی راحت و امن داده شود. این دستور العمل باید شامل دریافت روشها استانداردها و انواع بسته بندی مواد، و انچه چه آنها مسئول ان هستند در بسته بندی و مهلت بسته بندی برای اسباب کشی و جابه جایی میباشد.
اخطار پیشرفته از زمان تعطیلی دفتر: در طول جابه جایی ممکن است نیاز به بستن دفتر برای بسته بندی نهایی وانحام اثاث کشی باشد. از تجهیزات دفتری و اداری و مبلمان گرفته تا جزیی ترین موارد پوشه ها مدارک و کامپیوترها اطمینان حاصل کنید که کارکنان خود را از این تاریخ آگاه هستند که چگونه موارد یادشده که در اختیار دارند برای اسباب کشی اماده کنند همچنین چگونه کسب و کار را در طول جابه جایی و اسباب کشی ادامه خواهند داد و چگونه برنامه کاری و حجم کار خود را تنظیم نمایند تا در انجام وظایف خود و ارایه خدمات به مشتریان با مشکل مواحهه نشده و اسباب کشی خدمات شرکت و کارایی و اعتبار انرا تحت تاثیر قرار ندهد.
طرح دفتر جدید: کارکنان می خواهید به اولیه در مورد آنچه فضای جدید خواهد بود و چگونه دفاتر خواهد شد راه اندازی می دانم. آیا آنها هنوز هم فضای خود را و یا خواهد شد آنها در حال حاضر در یک اطاقک یا طرح طبقه باز باشد. اطمینان حاصل کنید که شما یک راه برای اطلاع از چگونگی فضای کارکنان کار خود را ممکن است تغییر ایجاد کنید.
گزینه اطلاع رسانی کامل درباره مکان، پارکینگ و رفت و آمدجدید : به کارکنان خود تمام اطلاعات را در مورد محل جدید انچه که نیاز هست ارایه کنید به طوری که آنها بتوانند خود را برای حمل و نقل و اسباب کشی به فضای جدید آماده کنند.
راه هایی برای برقراری ارتباط در رابطه با اهداف و روشهای اسباب کشی به کارکنان:
اینترانت: برای کسانی که شرکت ها یا سازمان هایی که دارای یک اینترانت، این است که معمولا بهترین پلت فرم برای بسیاری از پیام. را قادر می سازد به روز رسانی آسان به فایل ها و اطلاعات است که همه کارکنان می رسد.
در جلسات حضوری: جلسات حضوری بین کارکنان یک جای خوب است برای ارایه اطلاعیه ها از جمله اطلاعیه اسباب کشی و اجازه می دهد کارکنان این فرصت را پیدا کنند تا درباره روشها و موارد مهم در اسباب کشی به یک بحث کامل تر. بپردازند
ایمیل شما: در حالی که ایمیل آسان است، آن را بهترین راه برای انتقال اطلاعات است برای اینکه کارمندان خود را از اطلاعیه های اثاث کشی و
باربری در شرکت مطلع کنید!
پوشه مشترک: اگر شما یک اینترانت نداشته باشند، سپس اقدام به ایجاد یک پوشه مشترک در یک درایو شبکه نمایید که هر کس می تواند دسترسی به اطلاعات مورد نیاز درباره اسباب کشی شرکت و جابه جایی را از طریق ان کسب نماید
تابلو اعلانات: یک فضای فیزیکی که در آن اطلاعات ارسال شده است، و نه تنها می توانند کارمندان آن را چک کنند اغلب، جایی است که مردم می توانند مورد نگرانی های خود و تبادل نظرات باهم بحث نمایند